Propósito del Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias está diseñado para proporcionar un mecanismo seguro y confidencial para que empleados y otros interesados reporten cualquier comportamiento, acción o irregularidad que pueda constituir un incumplimiento de las políticas internas, violaciones de leyes aplicables o acciones contra los intereses de la empresa o sus interesados.

Este canal tiene como objetivo:

• Promover una cultura de transparencia y responsabilidad dentro de la organización.

• Asegurar que los posibles problemas se identifiquen y aborden con prontitud para mitigar cualquier riesgo o daño.

• Proteger al denunciante de represalias y mantener la confidencialidad durante todo el proceso de reporte e investigación.

Comportamientos e Irregularidades Reportables

El Canal de Denuncias está destinado a la denuncia de una amplia gama de comportamientos e irregularidades, que incluyen, pero no se limitan a:

• Fraude y Corrupción: Cualquier acto de fraude, malversación, soborno o corrupción.

• Violación de Leyes y Regulaciones: Incumplimientos de leyes locales, nacionales o internacionales, incluida la no conformidad regulatoria.

• Mala Conducta en el Lugar de Trabajo: Acoso, discriminación, intimidación u otra mala conducta en el lugar de trabajo.

• Violaciones de Salud y Seguridad: Acciones que comprometan la salud y seguridad de los empleados u otras personas.

• Violaciones Ambientales: Actividades que dañen el medio ambiente o violen las regulaciones ambientales.

• Mala Conducta Financiera: Malversación de fondos, contabilidad falsa o informes financieros incorrectos.

• Conflicto de Intereses: Cualquier situación en la que los intereses personales entren en conflicto con las obligaciones y deberes profesionales.

• Violación de la Confidencialidad: Divulgación no autorizada de información confidencial o sensible.

• Violaciones Éticas: Acciones que violen el código de conducta o los estándares éticos de la empresa.

Al proporcionar una vía clara y segura para reportar estos problemas, el Canal de Denuncias ayuda a la empresa a mantener altos estándares de integridad y cumplimiento, fomentando un entorno de trabajo positivo y ético.

Derechos del Denunciante al Reportar un Caso a Través del Canal de Denuncias

Derecho al Anonimato: Los denunciantes pueden optar por permanecer en el anonimato al presentar un informe. Su identidad será protegida durante todo el proceso a menos que decidan revelarla. El anonimato se preserva para asegurar que las personas se sientan seguras para denunciar sin temor a represalias personales.

Derecho a la Confidencialidad: El contenido del informe y la identidad del denunciante (si se proporciona) se mantendrán confidenciales. La información solo se compartirá con el personal autorizado para manejar e investigar los informes, a menos que la divulgación sea requerida por la ley durante las investigaciones o procedimientos judiciales.

Protección Contra Represalias: Los denunciantes están protegidos contra cualquier forma de represalia, incluyendo despido, degradación, acoso o cualquier otra acción adversa, incluso si la investigación concluye que no hubo irregularidades, siempre y cuando el denunciante no haya actuado de mala fe.

Derecho a la Información: Los denunciantes tienen derecho a ser informados sobre el estado de su informe y los resultados de la investigación. Esto incluye recibir un acuse de recibo dentro de los siete días y actualizaciones sobre el progreso y la resolución final dentro de los tres meses.

Derecho a la Divulgación Limitada: Los denunciantes solo están obligados a proporcionar información esencial para el procesamiento del informe. No se solicitarán ni retendrán datos adicionales innecesarios. Si es necesario compartir la información con terceros (por ejemplo, asesores legales), se informará al denunciante, a menos que dicha transferencia sea legalmente obligatoria.

Derecho a la Protección de Datos: Los datos personales proporcionados por los denunciantes se manejarán bajo las regulaciones de protección de datos, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y las leyes nacionales. Los denunciantes pueden ejercer sus derechos de protección de datos, como el acceso, rectificación y eliminación de datos personales.

Derecho a un Tiempo de Respuesta Razonable: Los denunciantes recibirán un acuse de recibo de su informe dentro de un máximo de siete días. La investigación y resolución del informe no debería exceder los tres meses, excepto en casos excepcionales donde el período puede extenderse a seis meses debido a la complejidad del caso.

Derecho a la Eliminación de Datos: Los datos relacionados con el informe se eliminarán después de tres meses, a menos que sea necesario conservarlos como evidencia o si los procedimientos legales o investigaciones están en curso. Esto asegura que los datos personales no se retengan más tiempo del necesario.

Derecho a un Trato Justo: Los denunciantes serán tratados de manera justa y respetuosa durante todo el proceso. No se tolerará ninguna forma de discriminación o trato injusto relacionado con su denuncia.

Al garantizar estos derechos, el Canal de Denuncias busca fomentar la denuncia de irregularidades mientras proporciona un entorno seguro y de apoyo para los denunciantes.

Procedimiento de Investigación del Canal de Denuncias

Fase Inicial:

1. Presentación: Los denunciantes deben completar el formulario de quejas disponible de manera individual, incluso si varias personas están al tanto del mismo problema.

2. Detalles del Formulario:
• Correo electrónico
• Identificación de la parte denunciada (opcional para informes anónimos)
• Descripción de los hechos
• Verificación CAPTCHA para evitar entradas falsas

3. Detalles: Los denunciantes deben proporcionar información suficiente y pueden adjuntar archivos relevantes.

4. Acuse de Recibo: La empresa acusará recibo en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, y puede solicitar detalles adicionales como:
• Ubicación y descripción de la irregularidad
• Tiempo y frecuencia de ocurrencia
• Identificación de las personas responsables
• Evidencia o indicaciones

Si no se recibe respuesta dentro de los 30 días, el informe se considera desestimado, excepto en casos críticos.

Fase Instructiva:

1. Inicio de la Investigación:
• Asignar un nivel de riesgo (BAJO, MEDIO, ALTO, CRÍTICO)
• Registrar la fecha y establecer un plazo de resolución
• Desarrollar la investigación y recopilar evidencia
• Preparar un informe sobre las acciones investigativas

2. Plazo: La resolución debería ser dentro de los 3 meses desde el acuse de recibo, ampliable a 6 meses en casos complejos.

Fase de Resolución:

1. Emisión de la Resolución:
• Documentar y presentar los hechos y resultados de la investigación
• Comunicar la resolución tanto al denunciante como a la parte denunciada

2. Posible Resolución:
• Verificación de Hechos: Proponer medidas correctivas.
• No Verificación: Cerrar el caso y proporcionar información sobre procedimientos de denuncia externos.
• Remisión: Si un delito o otra entidad es responsable, el informe puede ser remitido, lo que podría requerir la divulgación de la identidad del denunciante con su consentimiento.

Este procedimiento simplificado asegura el manejo exhaustivo y confidencial de los informes, protegiendo los derechos de los denunciantes y manteniendo la integridad del proceso de investigación.

Uso Inadecuado de los Canales de Denuncia y Alegaciones Falsas

En casos de uso indebido del canal de denuncias o la difusión de acusaciones falsas, se implementarán medidas exhaustivas en cumplimiento con los protocolos de la empresa y las normativas legales aplicables.

Estas medidas pueden incluir una investigación exhaustiva para verificar la veracidad de las afirmaciones e identificar cualquier uso deliberado indebido del sistema de denuncias, independientemente de si la fuente es un empleado o un tercero asociado con la empresa. Dependiendo de la gravedad de la infracción, se tomarán medidas disciplinarias o acciones apropiadas en el caso de la participación de terceros.

Priorizamos la integridad de nuestros canales de denuncia para mantener los estándares éticos y fomentar un entorno de trabajo transparente y equitativo para todos los interesados.